회사 업무자료 관리 및 바탕화면 정리 방법: 폴더정리, 파일명, 포트폴리오 관리

 

일을 하다 보면 바탕화면에 파일은 많은데, 정작 정리가 안 돼서 잘 찾지 못하는 경우가 있다. 반면 일 잘하는 사람들을 보면 몇 년이 된 자료도 요청하면 금방 찾는 것을 볼 수 있다. 그들이 유달리 똑똑해서 그런 걸까? 그렇지 않다.

 

단지 업무 체계에 따라 파일이 잘 정리되어 있기 때문에 자료를 잘 찾는 것이다. 이번 글에서는 일잘러들의 기본 기술인 폴더와 파일 정리법에 대한 모든 것에 대해 알아보겠다. 이 글을 끝까지 읽는다면, 자료 관리 실력뿐만 아니라 업무 능력도 함께 성장할 수 있을 것이다. 

 

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자료 관리의 기본 원리: 체계와 직관

우리가 정보를 찾고 관리하는 방법은 크게 두 가지로 구분할 수 있다.

 

첫번째는 로직을 따르는 체계적 방법(계층적 지식구조)이다. 책을 읽을 때 무작정 본문부터 읽는 것보다 목차에 따라 정보를 찾는 것이 효과적이다. 파일 정리도 마찬가지로 주요 업무 별로 폴더를 구분하고, 각 폴더 안에 업무 별 하위 폴더를 만드는 방식으로 정리를 하는 것이 체계적이다.

 

 

두 번째 방법은 검색을 통해 정보를 인출하는 직관적 방법(네트워크적 지식구조)이다. 이 방법을 사용하면 정보의 위치가 정확하지 않아도 검색어를 입력하여 원하는 자료나 파일을 찾을 수 있다. 쉽게 말해 구글링 해서 정보를 찾는 방법이다.

 

 

이 두 가지 기본 방법을 활용해서 정보를 체계적으로 저장하고 직관적으로 인출하는 방법에 대해 알아보겠다.

 

 

1. 로직에 따른 폴더링

폴더 정리를 하기 전, 먼저 주요 업무를 구조화한다. 구조화는 일을 파악하는 기술로, 쉽게 말해 담당 업무를 크게 3~5개로 그룹화하는 것이다. (관련 내용은 추가 글을 통해 나눌 예정이다) 

 

예를 들어 김나우라는 사람은 영업기획, 고객관리, 행사 운영이라는 주요 업무를 하고 있다. 주요 업무와 하위 업무에 따라 폴더를 만들어 보자. 이때 숫자 넘버링을 통해 계층을 나누고 순차적으로 접근하는 것이 중요하다.

 

 

(1) 영업기획

영업 기획은 지역 별 특성에 따라 전략을 정하고 진행한다. 현재 영업기획을 담당하고 있는 지역은 서울지역과 경기지역이다. 
업무 비중이 가장 큰 서울 지역은 1.1로, 그 다음 순위인 경기 지역은 1.2로 넘버링을 하고 폴더별로 구분한다. 지역이 추가되면 1.3으로 폴더를 만들면 될 것이다. 

서울지역의 업무에서는 2021년 1분기의 영업 기획서 파트를 작성하고 있다. 이 폴더에 2021년 전체 영업기획에 필요한
기초자료와 분기별 인사이트를 자료를 넣고 작업한다.

 

 

(2) 고객 관리

 

고객관리는 업체 별 요구에 따라 대응하는 것이 핵심이기 때문에, 업체 별 폴더를 만들어서 관리한다. 현재 담당하고 있는 업체는 AA, BD, YB 3개의 업체다. 각 업체의 요구 사항이 발생할 때마다 해당 내용을 정리하고 해결한다. 자료는 제목과 날짜 형식에 맞춰 저장해 두자.

 

 

팀 전체의 고객 리스트는 언제든지 참고할 수 있게 상위 폴더에 저장해둔다.

 

 

(3) 행사 운영

 

행사 운영은 매년 정해진 일정과 테마에 따라 진행하기 때문에 연도 별로 행사를 분류한다. 2020년에는 행사 X와 Y가 진행 예정이므로 2020년 폴더 안에 행사 X와 Y를 구분하여 폴더를 만든다.

 

행사 X는 주요 담당 행사로 기획안과 홍보자료 등을 작성해야 한다. 업무 프로세스에 따라 기획 – 홍보 – 운영 – 피드백 등으로 폴더를 구분하여 자료를 분류한다.

 

2. 검색에 유용한 파일명 정하기

구조화와 로직에 따라 폴더와 파일 시스템을 만들었다면, 이제 직관적으로 검색하고 빠르게 찾을 수 있는 파일명을 정해보자. 

 

(1) 파일명을 정하는 원칙

파일명은 직관적으로 떠오르면서도 구분이 될 수 있는 것이 좋다. 지나치게 독특한 파일명을 사용하면 찾는 것 자체가 느려지고, 너무 일반적인 파일명으로 정한다면, 유사한 파일 중에서 구분하는 것이 어려워진다. 보편성과 차별성의 최적점 찾는 연습을 하다 보면 빠르게 찾을 수 있는 파일명을 정할 수 있을 것이다. 

예를 들어 2021년 9~12월 서울지역(AA업체와 BD업체 중심)에 대한 영업기획을 한다고 생각해보면, 

B는 너무 일반적이기 때문에 검색 시 구분이 잘 안 되고 C는 너무 구체적이어서 떠올리는 것이 쉽지 않다. 보편성과 차별성의 접점을 찾은 A가 파일명으로 적절할 것이다. 

 

(2) 버전명, 일자, 변경내역

파일 작업을 하며 수정 하는 경우, 동일 파일명에 버전과 변경 일자를 다른 이름으로 저장하는 것이 좋다. 최종, 최종본, 진짜마지막, 진짜진짜 마지막 등으로 저장하다보면 어느 시점에 특정 버전이 어떤 수정사항을 거쳤는지 확인하기 어렵다.

 

오른쪽과 같이 동일 파일명을 유지하고 그 뒤로 버전, 저장 일자, 특이사항을 바꿔가면 순차적으로 저장이 되어 파일 특성과 변경 내역을 파악하기 쉽다.

 

 

(3) 키워드 사용

업무 내용과 관련된 파일명을 정하는 것이 기본이지만, 업무 유형별 상위 키워드를 통해 구분할 수도 있다. 예를 들어 업무 절차의 경우, 특정 업무 절차를 정리해두었다면 `프로세스'라는 상위 키워드를 지정할 수 있다. 마찬가지로 전체 매뉴얼의 경우 매뉴얼, 체크리스트는 TDL(To Do List)이 상위 키워드가 될 수 있다. 

또한 종류별 리스트, 중요한 통계자료, 업무 히스토리는 각각 목록, 통계, 내역 등으로 상위 키워드를 지정한다면,
해당 키워드만 검색해서 빠르게 찾을 수 있다.

 

 

참고로 중요 파일은 []나 !, # ,@등의 특수문자를 등을 앞에 적어두면 이름 정렬을 할 때 가장 위로 올라와서 찾기 쉽다.

 

3. File - Reference - Output

 

폴더링을 할 때 주요 업무에 따라 만든 폴더 외에 Reference와 Output 등 폴더를 구분할 필요가 있다. 이는 정보의 수준에 따라 자료를 구분해야 하기 때문이다.

 

우리가 사용하는 정보는 단순히 작업을 위한 파일부터, 참고할 수 있는 정보, 더 나아가 내가 직접 만든 지식이 있다. 이렇게 자료의 수준을 작업 파일, 정보로 활용할 수 있는 참고자료, 내가 직접 만들어낸 성과로 구분해볼 수 있다. 

 

 

(1) 작업파일(File)

업무 과정에서 만드는 파일로, 앞서 설명한 업무 로직에 따라 배치하면 된다. 체계에 따라 파일의 위치를 정하고 저장하다 보면, 업무의 구조와 흐름이 명확해지고, 필요한 파일을 빠르게 인출할 수 있다. 업무가 끝나면 필요 없는 자료는 삭제한다. 

 

 

(2) 참고자료(Reference)

참고 자료는 출처를 밝힐 수 있고 업무 과정 중  활용 가능한 자료다. 참고자료는 단순 작업 파일이 아니기에 출처(Reference)라는 상위 폴더에 따로 구분하여 보관한다. 참고 자료도 어느 정도 쌓이게 되면, 업무 별 폴더로 세분화하여 재배치하면 된다.

 

전체 업무에 활용할 수 있는 자료이므로 상위 폴더에 넣어두면 좋다. 전사 아젠다나 사내 소프트웨어 매뉴얼, 지침 등이 보통 여기에 해당된다.

 

 

(3) 성과(Output)

성과는 내가 만든 자료이므로 Reference보다 더 가치 있기 때문에 상위 폴더에 구분하여 저장한다. 업무를 처음 시작하면 성과가 많지 않아서 일단 작업 후 최종 파일을 복사해서 옮겨두면 된다. 하지만 업무가 익숙해지고 성과가 많아지면 Reference와 마찬가지로 세분화하여 재배치한다.

 

성과 자료는 경력 상 포트폴리오로 활용할 수 있는 자료이므로, 개별 관리할 필요가 있다.  (포트폴리오를 정리하고 강점을 어필하는 방법은 추가 글로 다루려고 한다.)

 

 

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파일과 폴더 정리할 때 세 가지를 기억하면 된다.

 

1. 먼저 나만의 정보 체계를 정하고 그에 맞게 자료를 배치한다. 주요 업무 기준으로 구조화하되, 업무가 변경되면 그에 맞춰 폴더 체계도 조금씩 바꾸면 된다. 

2. 다음으로 직관적으로 기억할 수 있도록 파일명을 정한다. 수정된 파일은 버전, 수정 일자, 특이사항으로 구분하고, 상위 키워드를 사용해보자.

3. 마지막으로 작업 파일 외에도 참고자료, 성과 등으로 자료와 정보의 수준을 정한다. 처음에는 구분이 어렵더라도 성과 자료가 쌓여갈수록 업무 역량도 커지고, 강점을 증빙할 수 있는 포트폴리오가 생길 것이다. 

 

관련 내용은 아래 유튜브 영상으로도 확인 가능합니다.

https://www.youtube.com/watch?v=_sxuc8GFAX4&t=2s